Le 8 juillet 2010, la Commission relative à la copropriété (CRC) a réécrit sa recommandation N°13 relative aux règles générales applicables au conseil syndical.
Chargé notamment d’assister le syndic et de contrôler sa gestion (L. 10 juill. 1965, art. 21), le conseil syndical est un interface indispensable entre le mandataire et le syndicat des copropriétaires.
Dans sa recommandation (de douze pages), la Commission relative à la copropriété s’intéresse tour à tour à la constitution du conseil syndical, à ses missions et à ses règles de fonctionnement (une recommandation n° 13 bis est déjà annoncée. Elle portera sur les dispositions spécifiques à certains cas particuliers, tels l’existence de syndicats secondaires, la procédure d’alerte, les copropriétés en difficulté, les unions de syndicat, les résidences-services et les syndicats en la forme coopérative).
1. – Constitution du conseil syndical
Sur ce thème, la Commission recommande :
1° Aux rédacteurs des règlements de copropriété :
* de prévoir, lors de l’établissement des règlements de copropriété, les clauses fixant les règles relatives au conseil syndical en tenant compte de la spécificité du syndicat ;
* spécialement de veiller à ce que le conseil syndical soit composé d’un nombre impair de membres (non inférieur à trois) pour permettre de dégager une majorité ;
2° Au syndic, pour les syndicats existants, et notamment en cas de silence ou d’insuffisance du règlement de copropriété :
* de soumettre, dans ces cas, à l’assemblée générale, statuant à la majorité de l’article 24 de la loi, et non plus seulement à celle qui nomme les membres du conseil syndical, et après avis de ce conseil, s’il existe, les règles relatives à la composition, à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical dans les conditions de l’article 22 du décret du 17 mars 1967 modifié ; à défaut par le syndic, une demande accompagnée du projet de résolution peut être formée par le conseil syndical ou par tout copropriétaire, conformément aux dispositions de l’article 10 du décret de 1967 ;
* d’inclure la question de la désignation des membres du conseil syndical dans l’ordre du jour de l’assemblée devant procéder à cette désignation, sans que le projet de résolution indique nécessairement le nom des candidats ;
* si le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué, de convoquer une assemblée générale en fonction de l’éloignement de l’assemblée générale annuelle afin d’éviter que le syndicat soit trop longtemps dépourvu de conseil valablement constitué ;
* de recommander à l’assemblée d’élire un ou des conseillers remplaçants pour la durée du mandat restant à courir du ou des conseillers qu’ils remplacent, étant observé que le fait que le conseil syndical ne soit plus valablement constitué n’a pas pour effet d’entacher la validité des mandats confiés aux autres membres titulaires du conseil syndical ;
3° Aux copropriétaires :
* de veiller à ce que la décision de ne pas instituer de conseil syndical soit exceptionnelle, eu égard à son rôle essentiel ;
* de tenir compte, dans la mesure du possible, des compétences techniques des copropriétaires ;
* de prévoir, autant que possible, dans la composition du conseil syndical : la représentation des différents intérêts qui peuvent exister parmi les copropriétaires ;
* de fixer la durée des fonctions des membres du conseil syndical en précisant la date de prise d’effet et la date d’expiration du mandat, rappel fait que cette durée ne peut excéder trois ans renouvelables ;
* de prévoir que, lors de la désignation des membres titulaires, soient aussi désignés des membres suppléants pour éviter que le conseil ne soit plus constitué valablement si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit, étant observé que les membres suppléants remplacent les membres titulaires en cas de cessation de leurs fonctions pour la durée du mandat de chacun de ceux-ci restant à courir et dans l’ordre de leur élection ;
4° À la personne qui préside l’assemblée générale des copropriétaires :
* d’accepter les candidatures aux fonctions de membre du conseil syndical, déclarées même au cours de l’assemblée générale et même lorsque le projet de résolution comporte le nom de candidats, au moment où est abordée la rubrique de désignation des membres du conseil syndical ;
* de veiller, en cas de droits concurrents sur un lot, à ce qu’il n’y ait qu’un seul candidat pour ce lot ;
* de vérifier l’éligibilité des candidats au regard de l’article 21 de la loi ;
* de refuser qu’il soit procédé à un vote « groupé » en cas d’opposition expresse d’un copropriétaire ou si le nombre de candidats dépasse le nombre de sièges à pourvoir.
2. – Missions du conseil syndical
Au titre de la mission de contrôle et d’assistance du conseil syndical, la CRC recommande :
1° Au syndic :
* d’adresser à tout nouveau copropriétaire une note d’information sur l’organisation du syndicat, notamment sur le rôle du conseil syndical consistant à faciliter la gestion de l’immeuble et à servir de trait d’union entre le syndic et les copropriétaires ;
* de faciliter l’accomplissement de sa mission par le conseil syndical, de ne pas faire obstacle à sa mission de contrôle et de demander son assistance lorsqu’il l’estime nécessaire ou opportun ;
* de notifier, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, l’avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire ;
* de prévoir dans le budget du syndicat une ligne « dépenses du conseil syndical » qui sera soumise au vote de l’assemblée en même temps que l’ensemble du budget.
2° Au conseil syndical :
* de faire connaître ses avis sur les questions relevant de sa mission. Quand l’avis du conseil syndical est obligatoire, celui-ci doit être pris par écrit. Tous autres avis doivent être, si possible, consignés dans un registre ouvert à cet effet ;
* d’établir le compte-rendu de l’exécution de sa mission qu’il est souhaitable de transmettre au syndic en vue de la notification prévue au 3°) du II de l’article 11 du décret de 1967 ;
* de chiffrer et justifier des dépenses budgétaires annuelles nécessaires à son fonctionnement, à l’accomplissement de sa mission de contrôle et d’assistance, dans les limites de la ligne budgétaire votée.
Concernant les délégations de pouvoir données au conseil syndical, la Commission recommande :
* au syndic, d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée, lorsque cela s’avère nécessaire et après concertation avec le conseil syndical, un projet de résolution relatif à une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à un membre de celui-ci, ne portant délégation que pour un acte ou une décision expressément déterminée, visée à l’article 24 de la loi ;
* au conseil syndical, de refuser la délégation de pouvoir comportant un mandat général et de se conformer au contenu précis de la délégation et de rendre compte à l’assemblée générale de l’exécution de cette délégation, un rapport écrit mis à disposition des copropriétaires pouvant être établi.
Sur la mission du conseil dans la tenue des assemblées générales, la CRC recommande au syndic et au conseil syndical :
1° Avant la tenue de l’assemblée générale :
* que le syndic n’omette pas d’établir l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical ;
* que le conseil syndical soit associé à l’élaboration du budget prévisionnel pour qu’il puisse exercer son contrôle et donner son avis ;
* que le conseil syndical veille à ce que l’ordre du jour prenne en compte les questions notifiées par les copropriétaires ou par le conseil syndical ;
* que soient joints à l’ordre du jour les avis écrits du conseil syndical pour tous les contrats ou marchés dont le coût dépasse le montant voté par l’assemblée générale en application de l’article 21, alinéa 2, de la loi de 1965, ainsi que le compte rendu d’exécution de sa mission ;
2° Au cours de l’assemblée générale, que soit présenté le compte rendu de l’exécution de la mission du conseil syndical, donnant notamment toute information sur la comptabilité du syndicat, les conditions de conclusion et d’exécution des marchés et de tous autres contrats, ainsi que sur l’activité du conseil syndical.
3. Règles de fonctionnement du conseil syndical
Sur le fonctionnement à proprement parlé, la CRC recommande :
1° Aux membres du conseil syndical :
* d’élire un président, ce qui relève de la compétence exclusive du conseil ;
* de désigner son président dès sa première réunion, le conseil syndical étant convoqué à cet effet par son doyen d’âge ;
* si le règlement de copropriété ne le prévoit pas, de désigner le président du conseil à la majorité des membres de ce conseil et, faute de majorité absolue, à la majorité relative ;
* d’élaborer un règlement du fonctionnement du conseil syndical, si le règlement de copropriété n’en contient pas ;
* de tenir un registre des avis du conseil syndical ;
* de prévoir, dans le budget prévisionnel soumis au vote de l’assemblée générale, une ligne « dépenses du conseil syndical » affectée au fonctionnement de ce conseil notamment pour permettre, le cas échéant, la rémunération de tout personne de son choix ;
* d’assurer la permanence de l’information donnée aux copropriétaires sur l’activité et les avis du conseil syndical ;
* d’assurer effectivement l’exécution des missions d’assistance et de contrôle, qui lui sont dévolues à l’exclusion des pouvoirs de décision, qui sont de la compétence de l’assemblée générale et du syndic, sous réserve d’une délégation de pouvoir ;
* d’utiliser la possibilité de recevoir des missions ou délégations de l’assemblée générale votées à la majorité de l’article 25, étant rappelé que la délégation de pouvoir ne peut lui être donnée que pour les seules décisions relevant de la majorité relative (art. 24) et qu’elle est assortie d’un formalisme imposant la notification, au plus tard en même temps que l’ordre du jour de l’assemblée générale, d’un « projet de résolution » ;
* d’utiliser, la possibilité de se faire assister par toute personne de son choix, en fixant avec elle les conditions de paiement des honoraires, frais et débours, sauf si elles sont déjà déterminées dans le règlement de copropriété, éventuellement modifié ou complété par décision de l’assemblée.
2° Au président du conseil syndical :
* dès sa désignation, d’en aviser le syndic ;
* de s’assurer que son nom figure sur le registre des mandats que doit tenir le syndic professionnel afin d’être prévenu par l’organisme garant en cas de cessation de la garantie financière couvrant les activités de ce syndic ;
* de transmettre à chacun des membres du conseil syndical la teneur de la communication écrite qu’il a reçue ès qualités, notamment dans le cas de l’article 29-1A.
Concernant la responsabilité du conseil syndical, la Commission recommande que la responsabilité de chacun des membres du conseil syndical soit couverte par une assurance souscrite aux frais du syndicat.
À propos des archives, la Commission recommande :
1° Au nouveau syndic :
* d’adresser au conseil syndical, sans délai, copie du bordereau de transmission des archives ;
* de formuler des réserves, sous sa responsabilité, dans la mesure où les documents et archives transmis ne correspondent pas au bordereau remis.
2° Au président du conseil syndical :
* d’informer, si nécessaire, le nouveau syndic que certaines archives du syndicat n’ont pas fait l’objet de transmission par l’ancien syndic ;
* s’il envisage d’engager une action tendant à la remise des fonds et archives détenus par l’ancien syndic, de le faire en concertation avec le nouveau syndic ou l’administrateur provisoire éventuellement désigné ;
* d’engager lui-même la procédure prévue à l’article 18-2 de la loi de 1965 dès lors que, à la suite d’une mise en demeure restée infructueuse, le nouveau syndic n’a pas lui-même engagé cette procédure.